Avis important : Ce message sert uniquement à signaler l’absence d’un document requis et ne remplace pas une communication officielle. Pour garantir la conformité, il est conseillé de consulter un spécialiste en gestion administrative afin de déterminer les démarches appropriées.
La lettre d’envoi de document manquant est essentielle pour informer formellement une autre partie qu’un document attendu n’a pas été reçu. Ce modèle est particulièrement utile pour des démarches administratives, juridiques ou professionnelles, où la précision et la courtoisie sont cruciales. En utilisant un exemple clair et structuré, vous facilitez la communication tout en assurant le respect des formalités.
Qu’est-ce qu’une Lettre d’Envoi Document Manquant ?
Il s’agit d’un courrier formel adressé à un destinataire pour l’informer qu’un ou plusieurs documents nécessaires à une procédure ou un dossier sont manquants ou non réceptionnés.
Dans quels cas l’utiliser ?
Elle est utilisée lorsque des documents indispensables pour la validation d’un dossier, d’une demande ou d’une procédure n’ont pas été envoyés ou sont manquants, afin de demander leur envoi ou leur complétion.
Est-il obligatoire d’envoyer cette lettre ?
Il est fortement conseillé d’envoyer une telle lettre pour formaliser la demande, mais cela dépend du contexte et des exigences du processus concerné.
Que se passe-t-il si le document n’est pas envoyé après la relance ?
En l’absence de réponse ou d’envoi du document dans le délai imparti, cela peut entraîner des retards dans le traitement du dossier ou des conséquences administratives ou contractuelles.
Que doit contenir la lettre d’envoi de document manquant ?
Elle doit préciser la liste des documents manquants, la référence du dossier, les coordonnées du destinataire, l’échéance pour l’envoi, et la manière de renvoyer les documents.
Ce qui suit est un exemple d’une lettre type pour l’envoi d’un document manquant. Il s’agit d’une illustration pour vous guider dans la rédaction de votre propre courrier.
Lettre de Relance pour Document Manquant
De :
[Votre prénom et nom], [Votre adresse], [Code postal, Ville], [Numéro de téléphone], [Adresse email]
À :
[Nom du destinataire], [Poste ou service], [Nom de l’entreprise ou organisme], [Adresse], [Code postal, Ville]
Il est important de préciser clairement vos coordonnées ainsi que celles du destinataire pour une identification précise.
Objet :
Relance concernant l’envoi du document manquant
Mentionnez clairement l’objet de votre courrier pour faciliter la compréhension.
Madame, Monsieur,
Je me permets de vous écrire pour rappeler la nécessité de recevoir le document [nom du document manquant] qui aurait dû m’être transmis le [date prévue]. À ce jour, je n’ai pas encore reçu ce document, ce qui complique la poursuite de [préciser la démarche concernée].
Soyez précis dans la description de la pièce manquante et de la situation pour faciliter le traitement de votre demande.
Je vous prie de bien vouloir m’envoyer ce document dans les plus brefs délais, idéalement avant le [date limite].
Fixez une date limite raisonnable pour obtenir une réponse ou envoi du document.
Je vous remercie par avance pour votre diligence et reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Dans l’attente de votre retour, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Ville], le [Date].
[Votre nom]
[Signature]